MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

MỤC ĐÍCH

PHẠM VI

TÀI LIỆU VIỆN DẪN

ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

BIỂU MẪU

HỒ SƠ CẦN LƯU

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, phân phối và quản lý các thông tin được lập thành văn bản (dạng tài liệu và hồ sơ) thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh nhằm đảm bảo:

            + Phê duyệt tài liệu đảm bảo đúng quy định pháp luật trước khi ban hành;

            + Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu;

            + Đảm bảo nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu;

            + Đảm bảo các văn bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng;

            + Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết;

            + Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát. Ngăn ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại với mục đích nào đó.

            + Sắp xếp, quản lý khoa học, thống nhất hồ sơ lưu.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG 

Hướng dẫn kiểm soát thông tin lập thành văn bản chỉ áp dụng để kiểm soát các tài liệu và hồ sơ thuộc hệ thống chất lượng bao gồm:

            + Chính sách, mục tiêu chất lượng

            + Các quy trình; quy định

            + Hướng dẫn công việc

            + Biểu mẫu

            + Kết quả công việc đã thực hiện

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN 

Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 (điều 7.5)

Bản mô tả mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

4. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT

            Thông tin dạng văn bản: thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức và phương tiện được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).

Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm Chính sách, mục tiêu chất lượng, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như các văn bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu do các tổ chức, nhà xuất bản ban hành được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong hệ thống chất lượng.

Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm những văn bản hành chính, chuyên ngành, những văn bản, biểu mẫu đã ghi chép phát sinh trong thực hiện những quy định của hệ thống quản lý chất lượng hoặc bằng chứng cho việc thực hiện những quy định đã đề ra.

Chú thích:

            + Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận hoặc hành động khắc phục.

+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.

5. NỘI DUNG 

5.1 Kiểm soát thông tin lập thành văn bản (dạng tài liệu)