Trang thông tin điện tử Thanh tra tỉnh Ninh Bình
Chào mừng bạn đến với Website Thanh tra tỉnh Ninh Bình
Tiêu chuẩn ISO

MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

MỤC ĐÍCH

PHẠM VI

TÀI LIỆU VIỆN DẪN

ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

BIỂU MẪU

HỒ SƠ CẦN LƯU

 

Trách nhiệm

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Họ tên

 

 

 

Chữ ký

 

 

 

 

 

 

 

Chức vụ

Thư ký BCĐ ISO

Phó Chánh Thanh tra   

Chánh Thanh tra

 

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung

Trang / Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần ban hành / Lần sửa đổi

Ngày ban hành

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, phân phối và quản lý các thông tin được lập thành văn bản (dạng tài liệu và hồ sơ) thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh nhằm đảm bảo:

            + Phê duyệt tài liệu đảm bảo đúng quy định pháp luật trước khi ban hành;

            + Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu;

            + Đảm bảo nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu;

            + Đảm bảo các văn bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng;

            + Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết;

            + Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát. Ngăn ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại với mục đích nào đó.

            + Sắp xếp, quản lý khoa học, thống nhất hồ sơ lưu.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG 

Hướng dẫn kiểm soát thông tin lập thành văn bản chỉ áp dụng để kiểm soát các tài liệu và hồ sơ thuộc hệ thống chất lượng bao gồm:

            + Chính sách, mục tiêu chất lượng

            + Các quy trình; quy định

            + Hướng dẫn công việc

            + Biểu mẫu

            + Kết quả công việc đã thực hiện

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN 

Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 (điều 7.5)

Bản mô tả mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

4. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT

            Thông tin dạng văn bản: thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức và phương tiện được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).

Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm Chính sách, mục tiêu chất lượng, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như các văn bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu do các tổ chức, nhà xuất bản ban hành được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong hệ thống chất lượng.

Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm những văn bản hành chính, chuyên ngành, những văn bản, biểu mẫu đã ghi chép phát sinh trong thực hiện những quy định của hệ thống quản lý chất lượng hoặc bằng chứng cho việc thực hiện những quy định đã đề ra.

Chú thích:

            + Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận hoặc hành động khắc phục.

+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.

5. NỘI DUNG 

5.1 Kiểm soát thông tin lập thành văn bản (dạng tài liệu)

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

A.

Tạo lập và cải tiến tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng

1

Xác định tài liệu hệ thống cần tạo lập:

Căn cứ mô hình khung HTQLCL, văn bản pháp luật hiện hành, thủ tục hành chính có liên quan và thực tế công việc, ban chỉ đạo ISO xác định và thiết lập danh mục tài liệu HTQLCL, bao gồm: 

+ Chính sách chất lượng

+ Mục tiêu chất lượng

+ Bản mô tả hệ thống và phạm vi áp dụng

+ Các quy trình, quy định, hướng dẫn dùng để vận hành và kiểm soát HTQLCL.

+ Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

+ Các phụ lục, biểu mẫu.

Ban chỉ đạo ISO

Thường xuyên

Danh mục tài liệu HTQLCL

(BM-01-01)

2

Phân công trách nhiệm biên soạn, soát xét, phê duyệt

Tài liệu hệ thống sau khi được xác định, tiến hành tổ chức phân công soạn thảo, trong đó:

Trưởng ban chỉ đạo

Sau khi xác định tài liệu

 

 

TT

Loại tài liệu

Biên soạn

Soát xét

Phê duyệt

1

Chính sách chất lượng

Thư ký Ban chỉ đạo ISO

Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO

Trưởng ban chỉ đạo ISO

2

Mục tiêu chất lượng

Cán bộ được phân công  

Lãnh đạo phòng

Trưởng ban chỉ đạo ISO

3

Văn bản mô tả hệ thống và phạm vi áp dụng

Thư ký Ban chỉ đạo ISO

Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO

Trưởng ban chỉ đạo ISO

4

Quy trình/hướng dẫn

Cán bộ được phân công 

Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO

Trưởng ban chỉ đạo ISO

 

4

Triển khai tạo lập và hoàn thiện tài liệu hệ thống quản lý chất lượng 

Cán bộ được phân công

Lãnh đạo Thanh tra tỉnh

Theo thời gian được phân công

Thông tin lập văn bản (các thủ tục, quy trình, quy định, hướng dẫn)

 

4.1 Bố cục các tài liệu (Đối với Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn sẽ bao gồm các mục sau):

  1. MỤC ĐÍCH: nêu mục đích ra đời của tài liệu.
  2. PHẠM VI ÁP DỤNG: nêu đối tượng tác động hoặc bị tác động của tài liệu.
  3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN: nêu các tài liệu viện dẫn có liên quan để xây dựng tài liệu này.
  4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT: giải thích các từ, các từ viết tắt
  5. NỘI DUNG: mô tả chi tiết cách thức thực hiện hoặc quy định cần phải tuân thủ
  6. BIỂU MẪU: liệt kê các biểu mẫu liên quan đến tài liệu
  7. HỒ SƠ CẦN LƯU: quy định loại hồ sơ, thời gian và trách nhiệm lưu hồ sơ.

4.2 Mã số tài liệu được quy định:

Loại tài liệu

Ký hiệu

Quy trình

QT.XX.nn

Quy định

QĐ.XX.nn

Hướng dẫn

HD.XX.nn

Biểu mẫu

BM.XX.nn.mm

Trong đó:

  • nn là số thứ tự tài liệu được ban hành bởi các phòng soạn thảo tài liệu, bắt đầu từ 01, được đánh theo thứ tự liền nhau.
  • mm là ký hiệu của biểu mẫu trong một Quy trình.
  • XX là ký hiệu của các phòng soạn thảo tài liệu theo bảng dưới đây:

Bộ phận

Ký hiệu

Văn phòng

VP

Phòng nghiệp vụ  

PNV

 

Văn bản điện tử
Đăng nhập
Thống kê truy cập
Số lượt truy cập
79452

Trực tuyến: 1

Hôm nay: 11

Hôm qua: 294